Für steuerlich relevante Daten besteht Archivierungspflicht. Somit unterliegt jeder Unternehmer der Archivierungspflicht nach §147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen).

Jedes deutsche Unternehmen das eine EDV zur Erfassung steuerlich relevanter Daten einsetzt, darf seit dem 1.1.2002 steuerlich relevante Unterlagen nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahren. Basis dieser als Archivierungspflicht bezeichneten Rechtslage sind die gesetzlichen Änderungen der Abgabenordnung sowie das zur Konkretisierung veröffentliche Schreiben über die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) des Bundesfinanzministeriums für Finanzen vom 16. Juli 2001.

Obwohl die meisten kaufmännischen Programme mehr oder weniger problemlos einen Zugriff auf alle gespeicherten Vorjahre ermöglichen, ist durch dieses Vorgehen nicht die geforderte Revisionssicherheit gegeben. Denn alle Daten könnten mit einem geeigneten Editor jederzeit und nachträglich manipuliert werden. Genau dies will die neue Verordnung aber ausschließen.

Quellen:
GDPdU Wiki
GDPdU
Archivierungsbestimmungen

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